В таких случаях на помощь приходят медиатехнологии. Онлайн-конференции стоит делать регулярно, по предсказуемому графику. Например, каждый первый вторник месяца проводится онлайн-конференция, на которой специалист даёт обзорную информацию по свежим конкурсным программам, напоминает о дедлайнах и разъясняет процедуры подачи заявок.
Регулярность подобного рода информационной работы помогает постепенно сформировать устойчивое сообщество заинтересованных студентов и магистрантов. Предсказуемость времени проведения онлайн-конференции позволяет экономить на продвижении и информировании о следующей встрече. Гораздо проще запомнить и передать коллеге информацию «каждый первый вторник месяца» или «каждого 5 числа месяца», чем продвигать и собирать аудиторию на эпизодические онлайн-события.